Tarefas automáticas por data

Tarefas automáticas por data é um widget para criar tarefas automaticamente com base nos valores dos campos “Data” no Kommo.

O widget permite criar tarefas automaticamente em relação à data especificada em um campo personalizado do tipo “Data”.

Princípio básico de funcionamento:

1. Você seleciona um campo do tipo “Data” (por exemplo, “Data de entrega”, “Data de término do contrato”, “Data de chamada”)
2. Configure um turno relativo a esta data (por exemplo, 3 dias antes da data ou 5 dias depois)
3. Especifique os parâmetros da tarefa (tipo, texto, responsável, data de vencimento)
4. Após salvar, a regra começa a funcionar com base no valor do campo de data

📌 Exemplo de uso: Você tem um campo “Data de entrega da mercadoria”. Você deseja que o gerente ligue para o cliente 1 dia antes da entrega para confirmar. O widget criará automaticamente uma tarefa “Confirmar entrega” 1 dia antes da data de entrega especificada.

O widget oferece os seguintes recursos:

• Tarefas relativas a uma data - funciona com campos personalizados do tipo “Data”
• Configurações de turnos flexíveis - defina tarefas N dias antes da data ou N dias depois
• Definir parâmetros de tarefa - selecione tipo de tarefa, texto, pessoa responsável e data de vencimento
• Acionador “Definir tarefa imediatamente” - modo separado para criar uma tarefa ao preencher o campo de data
• Trabalhar com múltiplas datas - você pode configurar diferentes tarefas automáticas para diferentes campos de data

Situações em que o widget é especialmente útil:

🔹 Lembretes de entrega
Campo: “Data de entrega”
Configuração: 1 dia antes da data → Tarefa “Confirmar entrega com cliente”

🔹 Renovação do contrato
Campo: “Data de vencimento do contrato”
Configurações: 7 dias antes da data → Tarefa “Entrar em contato com o cliente para renovar o contrato”

🔹 Controle de pagamento
Campo: “Data de pagamento”
Configuração: 1 dia após a data → Tarefa “Verificar recebimento de pagamento”

🔹 Agendando reuniões
Campo: “Data da reunião”
Configurações: 3 horas antes da data → Tarefa “Ligar para o cliente para lembrar da reunião”

🔹 Envio de documentos
Campo: “Data de assinatura”
Configurações: 2 dias antes da data → Tarefa “Preparar e enviar documentos para assinatura”

Após instalar o widget, acesse as configurações:

Nas configurações do widget você verá um formulário para criação de regras de autotarefa:

Configurações básicas:

1. Campo de data - selecione um campo personalizado do tipo “Data” para o qual as tarefas serão criadas
2. Quantas horas antes — especifique quantas horas antes (valor positivo) ou depois (valor negativo) a tarefa deve ser criada
3. Tipo de tarefa - selecione um tipo de tarefa na lista disponível em seu CRM
4. Texto da tarefa - descreva a essência da tarefa a ser concluída
5. Responsável - selecione o usuário ao qual a tarefa será atribuída
6. Data de vencimento da tarefa - especifique a duração da tarefa em minutos

Depois de definir todas as configurações, clique em Salvar.

Como configurar corretamente uma tarefa referente a uma data:

📅 Tarefas ANTES da data (valores positivos):

• 24 horas - a tarefa é criada 1 dia antes da data especificada
• 72 horas - a tarefa é criada 3 dias antes da data
• 168 horas - a tarefa é criada uma semana antes da data

📅 Tarefas APÓS a data (valores negativos):

• -24 horas - a tarefa é criada 1 dia após a data
• -72 horas - a tarefa é criada 3 dias após a data
• -168 horas - a tarefa é criada uma semana após a data

⚠ Importante: O horário de criação da tarefa corresponderá ao horário especificado no campo de data, mais/menos o número de horas especificado.

Recursos do gatilho “Definir tarefa imediatamente”:

Este modo permite que você crie uma tarefa imediatamente após preencher o campo de data, em vez de esperar a chegada da data calculada.

Como funciona:

🔹 Modo normal (sem o gatilho “imediato”):
Se você definir uma tarefa 1 dia antes da data com prazo de 0 minutos, então 1 dia antes da data especificada o sistema definirá uma tarefa com prazo de 0 minutos (ou seja, a tarefa ficará imediatamente atrasada).

🔹 Modo "Definir uma tarefa imediatamente":
Se você ativar o gatilho "Definir uma tarefa imediatamente", a tarefa é criada após preencher o campo de data e verificar com o widget (a velocidade de configuração depende do número de leads na etapa e do número de regras nas configurações). A data de vencimento da tarefa será definida como a data do campo + a data de vencimento da tarefa especificada. Se a data de vencimento for 0, a data de vencimento da tarefa será definida exatamente como a data no campo.

Exemplos:

• Campo “Data de entrega” = 15 de janeiro, prazo da tarefa = 2 horas, gatilho “imediato” habilitado → A tarefa é criada imediatamente com prazo de 15 de janeiro + 2 horas
• Campo “Data da reunião” = 20 de janeiro, prazo da tarefa = 0 minutos, gatilho “imediato” habilitado → A tarefa é criada imediatamente com prazo exatamente 20 de janeiro

⚠ Quando usar: O gatilho “imediato” é conveniente quando você precisa registrar imediatamente uma tarefa no sistema, mas com prazo vinculado a uma data futura.

Várias tarefas automáticas

Você pode criar diversas regras para um único campo de data ou configurar regras diferentes para campos diferentes.

Exemplos de combinação:

🔹 Várias tarefas para um encontro:

• 7 dias antes da data de entrega → Tarefa “Preparar mercadorias para envio”
• 1 dia antes da data de entrega → Tarefa “Ligar para o cliente para confirmar”
• No dia da entrega → Tarefa “Enviar mercadoria”
• 1 dia após a entrega → Tarefa “Verificar status de entrega”

🔹 Campos diferentes com datas:

• Campo “Data de pagamento” → 1 dia antes da data → Tarefa “Lembrar sobre pagamento”
• Campo “Data da reunião” → 3 horas antes da data → Tarefa “Ligar para confirmar a reunião”
• Campo “Data de vencimento do contrato” → 14 dias antes da data → Tarefa “Elaborar proposta comercial para renovação”

✅ Todas as regras funcionam de forma independente umas das outras e podem ser customizadas para diferentes cenários de trabalho com clientes.

Dicas para trabalhar de forma eficaz com o widget:

• ✅ Use nomes de tarefas claros - indique exatamente o que precisa ser feito e para qual lead
• ✅ Atribuir tarefas aos responsáveis ​​certos - você pode atribuí-las à pessoa responsável pela lead ou a um funcionário específico
• ✅ Considere o horário de trabalho - estabeleça prazos realistas levando em consideração o horário de trabalho dos funcionários
• ✅ Combine com outros widgets - por exemplo, use junto com o widget “Tarefas automáticas” para automação abrangente
• ✅ Verifique suas configurações regularmente - certifique-se de que todas as regras estejam atualizadas e consistentes com os processos de leads atuais
• ✅ Teste em leads de teste - antes do uso em massa, verifique o funcionamento das regras em leads individuais

❓ O que acontece se a data no campo não for preenchida?

A tarefa não será criada até que o valor da data apareça no campo.

❓ É possível usar horas e minutos para mudança?

Sim, o widget suporta definir o turno não apenas em dias, mas também em horas e minutos. Isso permite criar tarefas, por exemplo, 3 horas antes do evento.